برنامه ریزی برای موفقیت با پیروی از افراد موفق

وقتی صحبت از اولویت‌بندی کارها می‌شود، اغلب افراد نمی‌دانند چطور باید از میان صدها ایده و هدفی که دارند، چند مورد مهم را انتخاب کنند. روایتی که سال‌هاست در فضای مدیریت زمان دست‌به‌دست می‌شود، به «روش ۵/۲۵» مشهور است و به وارن بافت نسبت داده می‌شود.

طبق این روایت، بافت به یکی از کارکنانش پیشنهاد کرد ابتدا ۲۵ هدف اصلی زندگی‌اش را روی کاغذ بنویسد. سپس از او خواست پنج هدف مهم‌تر را انتخاب کند و روی همان‌ها تمرکز کامل داشته باشد. بقیه اهداف باید کنار گذاشته شوند، چون انرژی و توجه انسان محدود است و پرداختن به «اولویت‌های سطح دوم» باعث می‌شود هیچ‌وقت در اولویت‌های اصلی پیشرفت جدی نکنیم.

این ایده حتی اگر مستقیماً از خود وارن بافت نباشد (در سایت inc.com گفته شده که متعلق به وارن بافت نیست)، همچنان برای مدیریت زمان و انرژی بسیار کاربردی است: تعیین مرز بین مهم‌ترین اهداف و اهداف حاشیه‌ای. به جای اینکه خودمان را درگیر همه چیز کنیم، بهتر است بدانیم چه چیزهایی ارزش تمرکز دارند و چه چیزهایی باید فعلاً حذف یا به تعویق بیفتند.

حتماً برایتان پیش آمده کارهای ریز و پیش‌پا افتاده‌ای مثل پاسخ دادن به یک پیام، شستن یک لیوان یا مرتب کردن چند برگه روی میز را بارها عقب انداخته‌اید. این کارها کوچک به نظر می‌رسند، اما وقتی جمع می‌شوند، ذهن شما را شلوغ و پر از استرس می‌کنند. قانون دو دقیقه پاسخی ساده به این مشکل است؛ قانونی که هم توسط «دیوید آلن» (نویسنده کتاب مشهور Getting Things Done) مطرح شد و بعدها «جیمز کلیر» نویسنده عادت‌های اتمی آن را به زبان ساده‌تری برای عادت‌سازی توضیح داد.

قانون دو دقیقه چیست؟

اصل ماجرا خیلی سرراست است:

اگر کاری کمتر از دو دقیقه زمان می‌برد، همین حالا انجامش بده.

این قانون کمک می‌کند کارهای کوچک در همان لحظه تمام شوند و به لیست بلندبالای «بایدها» اضافه نشوند. در واقع شما جلوی برف‌انباری از کارهای ریز را می‌گیرید که در نهایت کوهی از استرس و فرسودگی می‌سازند.

چرا این قانون مهم است؟

بخش زیادی از اهمال‌کاری، نه به خاطر بزرگی کارها، بلکه به خاطر شروع نکردن است. وقتی یاد بگیرید بدون فکر اضافه، همان اول کار دست به عمل بزنید، انرژی و انگیزه‌تان بالا می‌رود و همین شما را به سراغ کارهای بزرگ‌تر هم می‌کشاند. به زبان ساده، قانون دو دقیقه مثل یک جرقه است که موتور بهره‌وری را روشن می‌کند.

نمونه واقعی: جیمز کلیر

جیمز کلیر، کسی که کتاب پرفروش عادت‌های اتمی را نوشته، خودش می‌گوید که از قانون دو دقیقه برای مدیریت ایمیل‌های روزانه استفاده می‌کند. او هر وقت ایمیلی دریافت می‌کند که جواب دادن به آن کمتر از دو دقیقه طول می‌کشد، همان لحظه پاسخ می‌دهد. به این ترتیب، هیچ‌وقت صندوق ورودی‌اش پر از ایمیل‌های معطل نمی‌شود. او حتی این روش را به کارهای روزمره مثل مرتب کردن خانه یا ثبت ایده‌ها در دفترچه هم گسترش داده است.

به همین دلیل، کلیر اعتقاد دارد قانون دو دقیقه نه‌تنها یک تکنیک ساده برای نظم‌بخشی است، بلکه نقطه شروعی عالی برای ساختن عادت‌های بزرگ‌تر به حساب می‌آید. وقتی نوشتن تنها یک جمله یا انجام فقط یک حرکت ورزشی را در کمتر از دو دقیقه آغاز کنید، احتمال زیادی دارد ادامه دهید و کم‌کم آن عادت را بسازید.

چطور شما هم استفاده کنید؟

پیاده‌سازی این قانون ساده است. کافی است در طول روز از خودتان بپرسید:

• «این کار کمتر از دو دقیقه طول می‌کشد؟»
  اگر جواب بله بود، همان لحظه انجام دهید.

نمونه‌ها:

• شستن لیوانی که همین الان استفاده کرده‌اید.

• نوشتن یک جمله در دفترچه ایده‌ها.

• مرتب کردن فایل روی دسکتاپ.

• پاسخ دادن به پیام کوتاهی که وقت زیادی نمی‌گیرد.

نکته جالب اینجاست که همین کارهای کوچک وقتی روی هم جمع می‌شوند، تغییری بزرگ در احساس شما ایجاد می‌کنند. احساس سبکی، ذهن خلوت‌تر و تمرکز بالاتر نتیجه همین اقدام‌های چندثانیه‌ای است.

جمع‌بندی

قانون دو دقیقه شاید خیلی ساده به نظر برسد، اما در عمل می‌تواند نقطه عطفی در زندگی کاری و شخصی شما باشد. همان‌طور که جیمز کلیر در زندگی روزانه‌اش نشان داده، اجرای همین قانون کوچک می‌تواند بهره‌وری شما را چند برابر کند و جلوی تلنبار شدن کارها را بگیرد.

امتحان کنید: همین الان یک کار کوچک دو دقیقه‌ای پیدا کنید و انجام دهید. خواهید دید چقدر حالتان بهتر می‌شود.